Die meisten Suchen funktionieren besser über die Dateinamen als über Ordner oder Tags. Das hat zur Folge, dass Du in den Dateinamen bestimmte Schlüsselworte sowie ein Datum verwenden solltest. Schreibe das Datum rückwärts, damit die Dateien besser sortiert und schon in der Suche gefiltert werden können. Dateinamen wie etwa »2015–07–22 Schlüsselwort Beschreibung« helfen dabei, dass Du in der Suche beispielsweise mithilfe von »2015–07« alle Dateien vom Juli 2015 ausgeben kannst, ohne erst großartige Suchoptionen verwenden zu müssen. Nach Datum benannte Dateien können außerdem dabei helfen, sie in der Ablage in Papierform wieder zu finden, solltest Du noch einige »analoge« Ordner haben. 4. Das richtige Datum Achte insbesondere bei Dokumenten darauf, dass die Datei das richtige Datum bekommt. § 72 Unternehmensinterne Ermittlungen / C. Zugriff auf dienstliche Unterlagen zur Aufklärung von Compliance-Verstößen | Deutsches Anwalt Office Premium | Recht | Haufe. Jede Datei hat üblicherweise drei Zeiten, die automatisch gespeichert werden: Das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum und das Datum, wann die Datei zum letzten Mal geöffnet wurde. In manchen Fällen kann es aber sein, dass keines dieser Daten das richtige ist.
Erst wenn ein bestimmtes Schreiben gesucht wird, wenn ein Kaufbeleg für Garantieansprüche benötigt wird oder wenn ein Termin verpasst wurde merkt man, ob sich das eigene Ablagesystem in der Praxis auch bewährt. Spätestens jetzt sagen Sie Schluss mit dem Chaos, ich muss meine privaten Unterlagen ordnen und sortieren. Zugleich gehen Ihnen aber auch folgende Fragen durch den Kopf: Wie fange ich an? Was muss ich aufheben und was kann ich entsorgen? Welches System ist für meine Unterlagen sinnvoll? Büroorganisation: Nützliche Sachgruppen für Ihre Ablage - wirtschaftswissen.de. Wie kann ich Ordnung halten? Diese Themen könnten Sie auch interessieren: Private Unterlagen ordnen, Schritt für Schritt erklärt Sie wollen sofort starten? Mit dieser Artikelserie möchte ich Sie beim Ordnen Ihrer privaten Unterlagen Schritt für Schritt unterstützen. Ich bin seit über 30 Jahren im Bereich Bürodienstleistungen selbständig tätig. Ich kenne und verstehe Ihre Fragen aus meiner täglichen Arbeit sehr gut. Aufgrund meiner Erfahrungen beim Sortieren von Unterlagen habe ich diese dreiteilige Anleitung erstellt.
Du kannst schnell digital unterzeichnen und sogar Formulare auf dem Computer ausfüllen. 7. Trenne privat von geschäftlich Häufig ist der Computer nicht nur für den privaten, sondern auch für den geschäftlichen Gebrauch zuständig. Während Unterhaltungsmedien ganz klar dem privaten Nutzen zugeordnet sind, können insbesondere Office-Dokumente schnell durcheinander geraten. Der Ernährungsplan sollte definitiv nicht im selben Ordner liegen wie die Einkommens-Überschuss-Rechnung — und die Liebesbrief-Entwürfe nicht inmitten von geschäftlicher Korrespondenz. 8. Gleiche Ordnerstruktur für Backups Natürlich solltest Du die wichtigsten Dateien auch mehrfach sichern, um einen Datenverlust zu vermeiden. Empfehlenswert ist hier eine Kombination aus externer Festplatte oder NAS und einer Cloud-Lösung. Verwende dafür unbedingt die gleiche Ordnerstruktur wie für Deine lokalen Daten. Ordnerstruktur register für private unterlagen 1. Denn gerade bei geschäftlichen Daten bist Du gesetzlich dazu verpflichtet, sie bis zu 10 Jahre aufzuheben. Nach so einer langen Zeit solltest Du aber noch immer schnell darauf Zugriff haben, um sie beispielsweise beim Finanzamt einreichen zu können.