In diesem Protokoll ist genau dokumentiert, wie mit welchen Daten umgegangen wird. Erst mit der anschließenden Genehmigung des Nutzers werden die Daten gelöscht. Grundmodule von SAP ILM Im Aufbau besteht SAP ILM aus drei Grundmodulen: der Datenarchivierung, dem Retention Management und dem Retention Warehouse. Diese drei Funktionen werden in SAP ILM zu einer einzigen Software-Lösung kombiniert. Datenarchivierung Eine der Hauptfunktionen des Information Lifecycle Managements ist die Verwaltung der verschiedenen Daten im System. SAP ILM erweitert das klassische Datenvolumen-Management um ein paar nützliche Funktionen. Somit kann das Datenmanagement mit den anderen Grundmodulen Retention Management und Retention Warehouse zusammenspielen. In SAP ILM lassen sich nicht nur Daten archivieren, sondern auch gezielt ganze Datenberge und auch Datenbanken komplett löschen. Retention Management Der zweite Eckpfeiler des ILM ist das Retention Managements. Die Aufgabe des Retention Management ist die Umsetzung des "End-of-Life" bestimmter Daten.
Beispielsweise werden durch den freiwerdenden Speicherplatz Arbeitsspeicherkosten eingespart. Die Datenbank arbeitet zudem durch den frei gewordenen Speicher effizienter und schneller. Die gelöschten Daten machen das SAP System nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher. Anwender finden bestimmte Daten leichter und müssen diese nicht erst umsortieren oder filtern. Dies spart wiederum Zeit und Geld. Die eigens von SAP zur Verfügung gestellte Anwendung wird direkt in das HR-System integriert und bedarf keiner zusätzlichen Lizenzkosten. Lediglich Kosten für die Einführung und Betreuung im System können anfallen. Risikominimierung und Kontrolle Der zweite Vorteil von SAP ILM ist die gesteigerte Datenkontrolle. Da die Daten regelbasiert und automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden, lassen sich alle Vorgänge im Falle einer Prüfung nachverfolgen. Ein gutes Aufbewahrungsmanagement erleichtert die Umsetzung der DSGVO. Durch den flexiblen Software-Ansatz lassen sich diese gesetzlichen Anforderungen besser umsetzen.
Wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten in SAP-Systemen richtig umgehen können Die Digitalisierung von Unternehmen bringt bekanntermaßen jede Menge Vorteile mit sich. Um diese abschöpfen zu können, müssen jedoch ein paar grundsätzliche Aspekte beachtet werden. So entstehen bei Digitalisierungsprojekten neben einem stetig wachsenden Datenvolumen und einer umfangreicheren Softwarelandschaft auch eine zunehmende Fülle an personenbezogenen Daten. Gerade in diesem Bereich wurden die rechtlichen Spielregeln in den vergangenen Jahren verschärft. Für einen effizienten und gleichermaßen rechtskonformen Umgang braucht es deshalb eine geeignete Strategie. Die Antwort muss digital sein – mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) steht eine passende Software zur Verfügung, die immer größere Verbreitung findet. Dies ist die Antwort auf die gesetzlichen Verschärfungen der SAP und unterstützt die Unternehmen bei der Umsetzung der Verordnung. Wie SAP ILM beim Datenschutz und der Einhaltung der DSGVO unterstützt Spätestens mit der Einführung der DSGVO mussten Unternehmen bei Fragen rund um den personenbezogenen Datenschutz wesentlich höhere Anforderungen erfüllen.
Die Prüfung wird daher durch einen auf die Software spezialisierten Key-User durchgeführt. In den Tests werden HR-Prozesse simuliert, sie beziehen sich zunächst auf einen einzelnen Mitarbeiter, dann auf eine Abteilung und schließlich auf den kompletten Personalbereich. Konzeptionelle Fehler oder Implementierungsfehler können dabei erkannt und frühzeitig wieder behoben werden. Was genau ist SAP ILM? Wie könnte die Einführung der Anwendung in Ihrem Unternehmen ablaufen und wie trägt SAP ILM zur DSGVO-Konformität bei? Diese Fragen beantworten wir in diesem Live-Webinar. Fazit SAP ILM hilft Unternehmen dabei, die DSGVO automatisiert umzusetzen, indem es die eingegebenen Daten über ihren ganzen Lebenszyklus hinweg verwaltet. Dabei können die Maßnahmen, die zum ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Informationen gehören, umgesetzt werden. Bei der Einführung von SAP ILM ist zu beachten, dass es den spezifischen Anforderungen des einführenden Unternehmens gerecht wird – hierzu muss entsprechendes Customizing betrieben werden.
Durch die Begleitung der Daten von der Erstellung bis zur Vernichtung kann ILM jederzeit einen Status von Daten liefern und diese zum Stichtag löschen. Wer aktuell noch nicht auf ILM setzt, sollte sich die Möglichkeiten genauer anschauen. Auch bei der Migration von Alt-Systemen, oder dem Abbau nicht mehr benötigter Server und Anwendungen kann SAP ILM ein Begleiter sein. Im laufenden Betrieb ermöglicht ILM den rechtssicheren Umgang mit allen Daten, die in SAP-Systemen auflaufen. Erfahren Sie mehr über Business-Software Data Controller Rule Framework: SAP-Datenaufbewahrung steuern Von: Thomas Joos Wo personenbezogene Daten in SAP S/4HANA gespeichert sind Datenschutz in SAP-Systemen mit Read Access Logging (RAL) Datenübermittlung nach UK: Was Unternehmen wissen müssen Von: Oliver Schonschek
Autor: Tobias Harmes | 5. Juli 2019 Das SAP Information Lifecycle Management (ILM) ermöglicht eine EU-DSGVO-konforme Verwaltung von personenbezogenen Daten im SAP. Mit Jan Temminghof, SAP Consultant bei mindsquare, spricht Tobias Harmes über die Vorzüge des SAP ILM und die Stolpersteine, die im Umgang mit Datenschutz in Unternehmen enstehen können. … als Podcast Für unterwegs – den Podcast abonnieren: … auf YouTube YOUTUBE-CHANNEL abonnieren: Feedback? Was ist SAP ILM und wofür wird es benötigt? SAP ILM sorgt für die Sperrung oder das Löschen von personenbezogenen Daten nach gewissen Zeiträumen. Ursprünglich kam der Gedanke für ein ILM aus dem Bereich der Logistik. Unternehmen mussten Daten ihrer Lieferanten nach einer gewissen Zeit löschen. Seitdem die EU- DSGVO in Kraft getreten ist, wurde das Prinzip ILM auch für den Bereich Human Capital Management (HCM) interessant. SAP ILM ist dabei das Werkzeug im SAP System, um personenbezogene Daten aufgrund rechtlicher Auflagen und Regeln zu sperren oder zu vernichten.